O Workvila é um novo espaço de coworking que acredita que o trabalho híbrido/remoto é o futuro. Os espaços proporcionam momentos produtivos para freelancers, empresários e estudantes. Com boa localização, internet veloz, impressões ilimitadas, estacionamento, espaço para eventos e convívio. Tudo bem pensado para que a produtividade e criatividade fluem.
O problema central é a forma como os espaços são reservados. Em geral, o cliente deve preencher um formulário e aguardar o contato para saber se terá o espaço reservado no dia e horário escolhido. Esse tempo de espera é crucial e pode ser determinante para o cliente optar procurar por outro espaço.
Como forma de aumentar o fluxo de reservas no espaço e, consequentemente, o faturamento, foi proposto um novo website onde será possível ver em tempo real quais os espaços estão disponíveis e o tempo de disponibilidade. Com isso, será possível reservar o espaço no próprio website sem a necessidade de aguardar por uma resposta. Todo o fluxo será feito dentro do ambiente do Workvila, o que traz mais confiança ao cliente.
Alguns dados relevantes sobre este mercado ao redor do mundo.
Fontes: Zippia, Propques, Shortlister e Gitnux.
Antes de projetar a solução do problema foi preciso traçar um perfil do cliente do futuro espaço de coworking. Além da pesquisa global, foi feita uma pesquisa e testes em sites de concorrentes locais. Com isso, foi possível traçar um perfil de um utilizador de espaços de coworking e a jornada atual para encontrar um espaço disponível para trabalhar/estudar.
Após avaliar as “dores” dos utilizadores ao realizarem o processo de reserva de um espaço, um fluxo de usuário foi elaborado para mapear as telas do futuro website de maneira rápida para facilitar a criação.
Nesta estapa, já é possível pensar no website. Antes de abrir o Figma, papel e caneta são as ferramentas. Aqui é possível esboçar a “cara” do website. Pode-se criar livremente, várias versões e por no papel as mais variadas ideias. Tudo isso tendo em mente o problema que queremos solucionar.
Com estes esboços em papel, foram criados os protótipos de baixa fidelidade, onde é possível projetar a disposição dos elementos nas páginas e testar a usabilidade. O visual não importa nesta fase, o que importa agora é testar a funcionalidade da interface.
A criação de uma biblioteca de componentes é importante para futuras alterações e criação de novas páginas. Essa biblioteca inclui cabeçalhos, botões e, essencialmente, todos os componentes que o site possui de forma individualizada. Ter tudo definido e padronizado agiliza o processo de desenvolvimento e implementação.
O resultado final é um website em que o cliente tem a opção de reservar um espaço de trabalho de acordo com a necessidade. Para aqueles que usam com frequência, o opção de assinar um plano mensal é oferecida. Já aqueles que usam de tempo em tempos, a reserva pode ser feita sem a necessidade de assinar um plano mensal.
O processo de reserva é feito no próprio website, de maneira cômoda e confiável. A possibilidade de saber em tempo real quais espaços estão disponíveis e o custo* é um diferencial que faz com que o cliente possa organizar os seus compromissos e também para o Workvila, que terá melhor controle da frequência de reservas e terá acesso a dados (devidamente autorizados) que serão importantes para a melhoria dos serviços.
*valores fictícios
O modo de reserva mais dinâmico é o grande diferencial, mas não se pode deixar de lado os espaços em si. De nada adianta um sistema funcional de reserva se os espaços não são atrativos. Por isso é fundamental boas fotos dos locais e destacar as características de cada um.
A experiência de reserva na versão mobile é adequada a limitação de tamanho de tela do dispositivo. Foi pensada uma forma mais prática e simples para que a reserva seja feita em poucos toques.
A melhora na experiência de reserva de espaços causará um impacto positivo tanto no cliente quanto para o estabelecimento. O cliente terá um experiência rápida e sem espera para reservar seu espaço de trabalho e isso resultará em um maior fluxo de reservas, gerando aumento nos lucros e uma melhor monitoramento do fluxode clientes.
Foi analisada a possibilidade da criação de um app para reservas, apenas para quem assinar um plano mensal, pois assim o cliente poderá ter autonomia para personalizar deu perfil e organizar suas reservas. A criação de um dashboard mais dinâmico para ser implementado no espaço também é uma das melhorias futuras para o espaço. Esse dashboard será integrado com o sistema do estabelecimento e o colaborador pode ser acesso e analisar em tempo real as movimentações de reserva, cadastro dos clientes, a parte financeira e administrativa.